Checklist da visita: 24 perguntas antes de assinar

Você vai visitar dois, três, talvez cinco espaços. Vai gostar de todos — porque todos vão estar bonitos e todo mundo vai ser simpático. E é justamente aí que a decisão erra: o que diferencia um espaço do outro quase nunca é o que se vê na visita. É o que está no contrato, na política de fornecedores e no horário-limite.

Este checklist existe para você levar no celular. São 24 perguntas, agrupadas por assunto, e ao lado de cada bloco você encontra a resposta do Além do Sonho — para dar para comparar de verdade, inclusive com a gente.

Antes de sair de casa: três coisas para definir

1. O número aproximado de convidados. Não o número final — o número real, incluindo fornecedores e equipe, que também comem e ocupam espaço.
2. O formato. Cerimônia e recepção no mesmo lugar? Almoço ou jantar? Sentado ou coquetel?
3. Duas ou três datas possíveis, em ordem de preferência. Chegar sem data é chegar sem poder ouvir “está disponível”.

Capacidade e formato

1. Qual a capacidade neste formato específico, não a máxima? Um salão que “comporta 250” comporta 250 em pé. Com mesas de jantar e pista de dança, o mesmo salão pode ficar em 150. Peça o número no formato que você quer.

2. Onde acontece cada parte do evento? Cerimônia, coquetel, jantar e pista. Peça para percorrer o trajeto que os convidados vão fazer, na ordem em que vão fazer.

3. Existe um número mínimo de convidados? Muitos espaços têm, e ele define o piso do seu orçamento antes de qualquer outra conta.

4. Vocês fazem mais de um evento no mesmo dia? Essa resposta define se você vai ter o lugar para você ou se vai dividir estacionamento, acesso e som com outra festa.

Chuva, calor e plano B

5. Se chover, o que exatamente acontece? “Temos plano B” não é resposta. A resposta é: qual ambiente, com qual capacidade, com qual layout.

6. O plano B comporta o mesmo número de pessoas? Se comportar menos, não é plano B — é redução de convidados no dia.

7. Quem decide acionar, com quanto tempo de antecedência, e a troca muda o cardápio ou o valor? Peça as três respostas na mesma frase e por escrito.

8. Como é o espaço em janeiro, ao meio-dia? Sombra, ventilação, climatização, água disponível. Se você visitar num dia ameno, pergunte pelo pior dia do ano — e pergunte quais ambientes têm ar-condicionado e quais têm climatizador. São coisas diferentes.

Gastronomia e bebidas

9. A cozinha é da casa ou é um buffet parceiro? E, seja qual for, o que exatamente entra: couvert, entrada, principal, sobremesa, bolo, mesa de doces, café.

10. Tem degustação? Quando, com quem, e ela acontece na visita ou é outra etapa? Esta é a pergunta que mais gente esquece de fazer. Muitos espaços dizem “a visita inclui degustação” e a coisa não funciona assim. Pergunte também se o prato da degustação é o mesmo que será servido no dia, feito pela mesma equipe.

11. Como funcionam as bebidas? O que já está incluso, o que é serviço à parte, e se você pode trazer o seu open bar.

12. Como vocês contam criança, e menus especiais estão inclusos? Vegetariano, vegano, sem glúten, sem lactose, infantil e o menu de fornecedores — sempre esquecido e sempre necessário. A regra de contagem de crianças muda de casa para casa e mexe na conta.

Fornecedores e o que você pode trazer

13. Que categorias são exclusivas da casa?

14. Que categorias têm lista de credenciados e quais são livres?

15. O que acontece com o valor quando eu trago um fornecedor de fora? Há espaços que cobram por isso e há espaços que abatem o item da proposta. As duas coisas são legítimas — o que não pode é você descobrir depois de assinar.

16. Que documentos o fornecedor externo precisa entregar, e com que prazo? Lista nominal da equipe com horário de entrada, seguro, e o que mais o contrato exigir.

Horários, som e montagem

17. Quantas horas de evento estão incluídas e quando começa a contar? Costuma contar da chegada do primeiro convidado, não do horário no convite.

18. Qual o horário-limite de término e como a hora extra é cobrada?

19. Existe limite de som? Há histórico de reclamação de vizinhança? Fogos são permitidos?

20. A que horas meus fornecedores entram para montar? Dá para montar na véspera? E até que horas eles têm para desmontar?

Estrutura, acesso e segurança

21. Como funciona o estacionamento — é interno, tem manobrista, e o que acontece se vier mais carro do que vaga?

22. O espaço é acessível? Rampa, elevador, banheiro adaptado, vagas para PCD e — o que quase ninguém pergunta — se o percurso do estacionamento até a cerimônia é plano.

23. Que segurança existe durante o evento, e o que está incluso na locação?

Contrato, data e pagamento

24. O que exatamente está no contrato? Peça uma minuta antes de assinar e confira: número de convidados contratado e o que acontece se ele mudar, horários, plano B, o que está incluso, forma de pagamento, política de remarcação e de cancelamento.

Os sinais de alerta

• “A gente resolve depois” para qualquer pergunta sobre horário, cobrança ou capacidade. O que não é combinado na visita vira custo depois.
• Não conseguir dizer a capacidade em número. Um espaço que opera eventos sabe quantas pessoas cabem em cada formato. Evasiva aqui costuma significar que a resposta é menor do que você espera.
• Plano B que ninguém consegue mostrar. Se não dá para visitar o ambiente coberto, ele provavelmente não é um plano B.
• Proposta sem lista do que está incluso. Uma proposta sem escopo não é comparável com nenhuma outra.
• Pressa. “Essa data está com outro casal interessado” pode ser verdade — e você pode pedir para ver a agenda.

Como respondemos aqui

No Além do Sonho Eventos, em Ilha de Guaratiba, as respostas deste checklist estão publicadas, e não guardadas para a visita:

Bloco	Onde está a resposta
Capacidade por espaço e formato	Conheça os espaços — o número por formato é conferido na visita
Plano B para chuva	Espaço Bougainville, o salão coberto
Gastronomia e degustação	Gastronomia e degustação
Fornecedores e o que você pode trazer	Política de fornecedores
Horários, som e montagem	Perguntas frequentes
Estacionamento, segurança e acessibilidade	Estrutura, segurança e acessibilidade
Como se chega ao valor	Como funciona o investimento

O que já é certo, e vale como resposta antecipada a metade das perguntas acima:

• Chuva. Há um salão coberto de pé-direito alto que recebe cerimônia e recepção completas — não é um toldo montado às pressas. Você pode e deve pedir para conhecê-lo na visita.
• Duração. O evento contratado tem seis horas: uma de cerimônia e cinco de festa, com o horário de início escolhido por você.
• Mínimo de convidados. A casa realiza evento a partir de 80 convidados.
• O que a locação já inclui. Gerador próprio, mobiliário, recepção, limpeza, equipe de segurança, estacionamento interno com manobrista e o DJ da casa.
• Preparação. A suíte da noiva fica disponível a partir das 8h da manhã; o apartamento do noivo é liberado duas horas antes do horário do convite e serve também de apoio para padrinhos e madrinhas.
• Fornecedores. Não há exclusividade em nenhuma categoria, inclusive buffet. A única que não sai da proposta é o DJ da casa, porque ele responde também pela iluminação e pelo rider técnico do evento. Os arranjos são sempre de flor natural.
• Reserva. A reserva é feita com sinal de 20% e o saldo em parcelas iguais até 30 dias antes do evento, por Pix ou boleto. A recomendação da casa é reservar com cerca de um ano de antecedência.
• Degustação. Não acontece na visita. É a etapa seguinte: uma vez por mês, em dia de semana à noite — na prática, quase sempre numa quarta —, em formato de evento coletivo com vários casais, reservada a quem já conheceu o espaço, com as vagas limitadas e cortesia para o casal.

Se a sua data já tem candidatos, o próximo passo lógico é agendar a visita com o número de convidados na mão. E se ainda não tem data, o melhor mês para casar no Rio de Janeiro é o texto para ler antes.